Με χρηστικές συμβουλές θα ξεκινήσουμε το νέο έτος: Πώς μπορείτε να διατηρήσετε οργανωμένα τα μηνύματα που έρχονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email) σας ώστε να μην χάνετε χρήσιμη αλληλογραφία και να μην σας ταλαιπωρεί τυχόν ανεπιθύμητη.
Είτε πρόκειται για προσωπική είτε για επαγγελματική χρήση, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παίζει σημαντικό ρόλο στην καθημερινή μας ζωή. Όλοι μας λαμβάνουμε αμέτρητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε τα θέλουμε είτε όχι. Όλοι έχουμε «χάσει» ένα σημαντικό email ή δεν μπορούμε να το εντοπίσουμε μέσα στο χάος των εισερχόμενων μηνυμάτων.
Μπορείτε να αποφύγετε την παραπάνω δυσάρεστη εμπειρία ακολουθώντας τις παρακάτω πέντε συμβουλές ώστε να διατηρήσετε τον φάκελο της εισερχόμενης αλληλογραφίας σας, οργανωμένο.
- Ξεφορτωθείτε τα ανεπιθύμητα μηνύματα αμέσως μόλις φτάσουν! Μπορείτε να το πετύχετε ρυθμίζοντας τα φίλτρα για μηνύματα τα οποία δε χρειάζεστε (σκουπίδια) ή προσθέτοντας φίλτρα στο πρόγραμμα αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε, για να μειώσετε την ανεπιθύμητη αλληλογραφία.
- Χρησιμοποιήστε φίλτρα σε συνδυασμό με φακέλους για να μετακινήσετε την αλληλογραφία με συγκεκριμένο περιεχόμενο αμέσως στον κατάλληλο φάκελο που εσείς θα έχετε ορίσει. Για παράδειγμα μπορεί να ψωνίζετε συχνά από το διαδίκτυο, επομένως θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό φάκελο για τις παραγγελίες σας και τις ειδοποιήσεις σχετικά με την αποστολή της παραγγελία σας. Σε συνδυασμό με το φίλτρο που θα έχετε ορίσει το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να σας ενημερώνει αν έχετε νέα μηνύματα σε κάποιον από τους φακέλους σας, οπότε δε θα ανησυχείτε ότι θα τα χάσετε.
Επίσης η χρήση φίλτρων σε συνδυασμό με τη δημιουργία φακέλων είναι χρήσιμη σε περίπτωση που επιθυμείτε να διατηρήσετε ηλεκτρονική αλληλογραφία με περιεχόμενο που σας ενδιαφέρει για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα αλλά δεν θέλετε να ελέγχετε συνεχώς όλα τα εισερχόμενά σας για να τη βρείτε . Παρόλο που είναι αυτοματοποιημένη διαδικασία, μπορείτε σίγουρα να κάνετε μερικές φορές μια χειροκίνητη σάρωση για να βεβαιωθείτε ότι όλα βρίσκονται στη σωστή θέση κάτι το οποίο λειτουργεί σωστά εφόσον έχετε δημιουργήσει έναν λογικό αριθμό φακέλων.
- Χρησιμοποιήστε τα ενσωματωμένα φίλτρα του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για τον ίδιο σκοπό που ανέφερα παραπάνω, στη συμβουλή #2. Ανάλογα με το πρόγραμμα αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε, οι ρυθμίσεις φίλτρων μπορεί να αποτελούν εύκολη ή δύσκολη διαδικασία. Η χρήση των φίλτρων για τα μηνύματα από τον πίνακα του webmail εξυπηρετεί καλύτερα αν χρησιμοποιείτε IMAP για να ελέγχετε την αλληλογραφία σας, καθώς ότι συμβαίνει στον διακομιστή θα βλέπετε το ίδιο αποτέλεσμα και στο πρόγραμμα αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε τοπικά.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αρχειοθέτησης εισερχομένων για να μετακινήσετε αυτόματα τα παλαιά μηνύματα από τα εισερχόμενά σας σε έναν ξεχωριστό φάκελο. Μπορείτε να θέσετε ρυθμίσεις με βάση την ημερομηνία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να μετακινήσετε, αν είναι αναγνωσμένα ή όχι κοκ. Αν υπάρχει αλληλογραφία που δεν θέλετε να αρχειοθετηθεί καθόλου, ανατρέξτε στη συμβουλή #2 για να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό φάκελο γι’ αυτήν.
Σημείωση: αξίζει τον κόπο να καθαρίζετε τους φακέλους σας περιστασιακά και να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας της αλληλογραφίας στην επιφάνεια εργασίας σας για την περίπτωση που την χρειαστείτε στο μέλλον.
- Η παρακάτω συμβουλή δεν σχετίζεται με τα εισερχόμενα, αλλά εξακολουθεί να είναι μια καλή συμβουλή για τη διαχείριση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: διαγράψτε το περιεχόμενο του κάδου απορριμμάτων! Πολλά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αφαιρούν αυτόματα τα μηνύματα από το διακομιστή όταν τα διαγράφετε. Αν αυτή η δέσμευση σας φοβίζει, τότε απλά ορίστε ένα όριο για πόσο καιρό ο φάκελος απορριμμάτων σας θα κρατάει τα μηνύματα πριν τα αφαιρέσετε οριστικά. Και πάλι, αν ποτέ αισθάνεστε ότι θέλετε να κρατήσετε ένα μήνυμα περισσότερο, αλλά δεν το θέλετε στα εισερχόμενά σας, μετακινήστε το σε έναν συγκεκριμένο φάκελο αντί να το διαγράψετε!
Όλες οι παραπάνω συμβουλές είναι ιδιαίτερα σημαντικές για την οργάνωση των μηνυμάτων που μπορεί να λαμβάνετε στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Εφαρμόζοντας τουλάχιστον μία από τις παραπάνω συμβουλές, θα μειώσετε σημαντικά το όγκο των εισερχομένων σας και μαζί με αυτό και το άγχος!
Στην SigmaWeb, σε όλα τα πακέτα φιλοξενίας ιστοσελίδων, μπορείτε να απολαύσετε supreme υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μάλιστα έχετε την δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε πολλαλές εφαρμογές για την διαχείριση του email σας, να τα κατεβάσετε τοπικά ή να τα βλέπετε αποκλειστικά Online και φυσικά πάντα με την κορυφαία, άμεση υποστήριξη όπου μας διακρίνει.