Πολλές φορές συμβαίνει να βρισκόμαστε μπροστά σε ένα ”περίεργο” ”φαινόμενο”, ενώ μέχρι τώρα λαμβάναμε κανονικά τα emails του συνεργάτη μας , ξαφνικά μια μέρα μας καλεί ο συνεργάτης μας για να μας ενημερώνει ότι δεν του έχουμε απαντήσει στο email το οποίο μας έχει στείλει και εμείς ψάχνοντας βρίσκουμε το email του στον φάκελο spam και όχι στα εισερχόμενα! Πως έγινε αυτό;; Ψάχνοντας βρίσκουμε και άλλα σημαντικά emails από άλλους συνεργάτες μας στα spam. Αμέσως σκεφτόμαστε ότι κάτι άλλαξε στον server που μας φιλοξενεί χωρίς να ειδοποιηθούμε ή ότι κάνουμε κάτι λάθος εμείς. Λοιπόν υπάρχουν πολλοί λόγοι που μπορεί να συμβεί πλέον να περιμένουμε σημαντικά emails στα εισερχόμενα και τελικά να καταλήγουν στην spam αλληλογραφία και συνήθως δεν φταίνε γι αυτό πιθανές αλλαγές στον server που φιλοξενεί τα emails σας! Στο σημερινό άρθρο θα σας παρουσιάσουμε συνοπτικά τους πιο συνηθισμένους λόγους για τους οποίους μπορεί να συμβεί ξαφνικά κάτι τέτοιο, τι είναι τα spam filters και τι μπορείτε να κάνετε για να το αντιμετωπίσετε ώς ένα βαθμό.
Ο server που φιλοξενεί την ηλεκτρονική σας αλληλογραφία είναι παραμετροποιημένος έτσι ώστε να εξασφαλίσει την ασφάλεια του και την δική σας ΚΑΙ από την spam αλληλογραφία. Εξαιτίας της μεγάλης επιθετικότητας του διαδικτύου , χρησιμοποιούνται φίλτρα τα οποία είναι απολύτως απαραίτητα για να επιτύχουμε την ασφάλεια και την ελαχιστοποίηση της πιθανότητας ότι κατά λάθος θα κάνουμε το ”κλικ” σε κακόβουλα links ή αρχεία που μπορεί να εμπεριέχονται σε spam αλληλογραφία με αποτέλεσμα την υποκλοπή των δεδομένων μας κτλ.
Τα spam filters είναι software το οποίο έχει την ικανότητα να εντοπίζει στα emails ύποπτο περιεχόμενο, ύποπτα επισυναπτόμενα αρχεία και links, περίεργους τίτλους, κακή φήμη αποστολέα, έλλειψη τεχνικών πιστοποιήσεων και πολλά άλλα τα οποία χαρακηρίζουν ως spam ένα email.
Λίγο πιο αναλυτικά….
Ένας συνεργάτης μας λοιπόν μπορεί ξαφνικά να εμφανιστεί με την φήμη του κακού αποστολέα στο διαδίκτυο , οι λόγοι μπορεί να είναι διάφοροι και μπορείτε να ενημερωθείτε εκτενέστερα στο άρθρο μας https://www.sigmaweb.gr/pos-mporo-na-apofygo-to-email-blacklisting/ και ξαφνικά η αλληλογραφία του να εμφανίζεται στα spam μας! Τα φίλτρα δεν άλλαξαν , άλλαξε όμως το status του αποστολέα. Τι μπορούμε να κάνουμε γι αυτό;
1. Το πιο σημαντικό και το πιο έξυπνο είναι να τον ενημερώσουμε ώστε να το ελέγξει με τον provider του και αν υπάρχουν λύσεις να τις εφαρμόσει για να καθαριστεί η ηλεκτρονική του διεύθυνση. Για παράδειγμα ο συνεργάτης σας μπορεί να στέλνει newsletter αλληλογραφία χωρίς να ελέγχει τις διευθύνσεις των παραληπτών του και να έχουν γίνει παράπονα με αποτέλεσμα να έχει έρθει σε αυτή τη θέση.
2. Να χρησιμοποιήσετε εσείς ως παραλήπτες σχετικά εργαλεία που παρέχονται μέσα στο cpanel σας ώστε να εξαιρέσετε την διεύθυνση του και να μπορείτε να λαμβάνετε κανονικά στα εισερχόμενα ή να επιλέξετε να λαμβάνετε όλη τα emails στα εισερχόμενα. Δείτε τα παρακάτω screenshots:
(Αν επιλέξουμε να ”χαλαρώσουμε” τα φίλτρα μέσα από το cpanel θα πρέπει να είμαστε αρκετά προσεκτικοί και να έχουμε διάκριση στα ”κλικ” που θα κάνουμε σε όλα τα email που θα λαμβάνουμε στα εισερχόμενα γιατί μπορεί να εμπεριέχεται κακόβουλο περιεχόμενο).
3. Μπορείτε να προσθέσετε στις επαφές σας τον αποστολέα.
Στην περίπτωση που το πρόβλημα εστιάζεται στην έλλειψη τεχνικών πιστοποιήσεων, θα πρέπει ο αποστολέας ελέγξει τα λεγόμενα ”κλειδιά” . Ο server αποστολής δεν έχει ρυθμίσει σωστά τις εγγραφές SPF, DKIM ή DMARC, με αποτέλεσμα ο παραλήπτης να μην εμπιστεύεται την ταυτότητα του αποστολέα και έτσι να απορρίπτει την λήψη των emails ή να τα αρχειοθετεί στα spam και αυτό γιατί δεν αναγνωρίζεται η αυθεντικότητα της διεύθυνσης.
Υπάρχουν φαινόμενα όπου ο server μπορεί να απορρίψει emails ή να τα οδηγήσει στα ανεπιθύμητα επειδή εμπεριέχονται επισυναπτόμενοι τύποι αρχείων οι οποίοι αποτελούν στόχους παραβίασης για παράδειγμα τα eml αρχεία.
Το να σας παρέχουμε έναν server με σωστά φίλτρα ασφαλείας είναι ένα από τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα. Τα φίλτρα ασφαλείας είναι οι πιο σημαντικοί σας σύμμαχοι από την στιγμή που η τεχνολογία χρησιμοποιείται δυστυχώς κακόβουλα από κάποιους χρήστες. Γι ‘ αυτόν τον λόγο σας συμβουλεύουμε να τα χρησιμοποιείτε και να συμβουλεύετε και τους συνεργάτες σας να τα χρησιμοποιούν.
Χρήσιμα άρθρα μπορείτε σχετικά με το σημερινό μας θέμα παρακάτω:
https://www.sigmaweb.gr/prevent-spamming/
https://www.sigmaweb.gr/pos-mporo-na-apofygo-to-email-blacklisting/